Avant de vous donnez toutes les astuces pour proposer une intégration réussie, je vous propose une histoire vraie d'expérience collaborateur.
Honnêtement, je ne souhaite à personne de vivre une telle expérience collaborateur.
En effet, il s’agit bien d’expérience collaborateur car ce que je vais vous raconter concerne une personne plutôt proche, qui a récemment brillamment décroché un emploi dans lequel elle se projetait pleinement après ses entretiens de recrutement réussis.
👉🏼 Pour vous expliquer sans méandre ce qu’elle a pu vivre en termes d’intégration, le mieux est de vous lister ce qu’elle a vécu durant ses premières semaines.
Jour 1 : un accueil plutôt froid assuré par un collaborateur qui ne prend même pas la peine de se présenter. Le manager n’est pas là. Aucune présentation de l’organisation et des collaborateurs de proximité. « Allez au boulot, pas une seconde à perdre » 😱
Jour 1 toujours : auto-découverte du bureau. Un bureau individuel, d’une taille tout à fait convenable mais tellement encombré par des piles de papiers en tout genre qu’une envie de faire marche arrière immédiatement, lui a traversé l’esprit. Je vous passerai les détails sur le niveau de propreté.
Jour 1 encore : Aucune proposition pour la pause déjeuner. Résultat, un sandwich, seule devant son écran.
Semaine 1 : Des journées à rallonge pour tenter de rattraper le retard accumulé depuis le départ du collaborateur précédent avec pour alerte du manager qui a enfin pointé le bout de son nez « Attention, je vous préviens, je ne vous paierai pas d’heures supplémentaires ! »
Semaines 2,3 et 4 : Une ambiance toxique, des réflexions désagréables, des collègues finalement plutôt sympas mais qui souffrent au quotidien de la politique managériale et des soirées à se demander si ça vaut le coup d’y retourner le lendemain.
Semaine 5 : Trop c’est trop, le courrier de rupture de fin de période d’essai est prêt et déposé sur le bureau du dirigeant.
Voilà, fin de l’histoire. Plus de détails ne serviraient à rien, vous avez tous, pu vous imprégner du mal-être vécu par cette personne.
🥺 Peut-être même que certains d’entre vous ont vécu ce genre de situation.
Alors, maintenant, je vous propose ci-dessous, une liste non exhaustive des actions qui peuvent être mise en place pour accueillir votre prochain collaborateur/collègue dans les meilleures conditions. 👇🏽
Pour cela, plusieurs étapes et plusieurs acteurs.
Les acteurs pour commencer :
Le manager évidemment
Les collègues en général et l’équipe de proximité qui joue un rôle important
Les équipes RH, du recrutement au développement RH
L’informatique pour les aspects matériel
Des marraines, des parrains ou de tutrices et tuteurs
Les étapes maintenant avec un maximum de détails pour vous aider :
1️⃣ La pré-intégration que l’on appelle aussi le pré-onboarding. Il s’agit des actions que l’entreprise peut entreprendre entre l’accord d’embauche et l’arrivée du futur collaborateur. C’est une étape encore trop souvent négligée. Et pour autant elle est d’une efficacité redoutable et mettra en confiance la personne recrutée. Elle doit être majoritairement pilotée par le manager recruteur.
Comment ❓ Il suffit d’occuper cette période en maintenant une relation régulière. Vous pouvez inviter cette future recrue à participer à une réunion d’équipe par exemple. Ce sera une excellente occasion pour elle de rencontrer ses collègues.
Un petit déjeuner (ou un déjeuner) organisé par le manager sera aussi très apprécié et permettra un échange moins formel tout en évoquant les projets et les enjeux.
Si vous ne pouvez pas vous engager dans une telle démarche, maintenez tout de même le contact par des échanges téléphoniques ou par mail.
Et surtout, annoncez à l’équipe qu’un futur collègue les rejoindra avec une présentation rapide du profil de la personne attendue (avec une photo c’est encore mieux).
2️⃣ La préparation administrative et logistique
N’avez-vous jamais vécu de près ou de loin, une arrivée sur un nouveau post sans ordinateur, téléphone, sans mail et parfois même sans poste de travail, ou bureau ? Moi, je l’ai vu maintes et maintes fois et ce n’est pas mettre le nouveau venu dans les meilleures conditions.
Alors, soyez prévenant et employez vous à gérer tous ces aspects en amont, tout le monde y gagnera.
Quant à la gestion administrative, il est également préférable d’envoyer à votre future recrute, tous les documents nécessaires, avant son arrivée.
3️⃣ Le jour 1, le jour qui compte peut-être le plus.
Je ne sais pas pour vous, mais moi, j’en ai croisé des gens qui ne sont jamais revenus après leur premier jour. Eh oui, cela arrive plus souvent qu’on ne le pense et lorsque l’on parle du coût d’un recrutement raté, les chiffres sont effrayants.
Alors ne le ratez surtout pas ce premier jour, votre nouvelle recrue s’en souviendra forcément longtemps et s’il est réussi, elle en parlera avec enthousiasme, dès que l’occasion se présentera. Cela ne fera qu’augmenter votre notoriété.
Alors comment ❓ Eh bien, avec des solutions basiques déjà évoquées plus haut.
Un accueil personnalisé et organisé par le manager
Une présentation aux équipes si cela n’a pu être fait sur la période de pré-intégration
Une organisation préparée de la journée avec une réunion sur un projet impactant pour le nouveau collaborateur, ou bien une visite des équipes tranverses et partenaires directs. Ce peut-être un rdv client également. Libre à vous de gérer cette journée mais il faut qu’elle soit marquante
La pause déjeuner également ne doit pas être négligée. C’est l’occasion de partager un moment plus détndu.
Et si possible, un court moment en fin de journée pour partager sur ce premier jour et évaluer le ressenti du tout nouveau collègue.
4️⃣ Les premières semaines et premiers mois seront tout aussi importants
Parmi les programmes d’intégrations les plus aboutis, nous trouvons souvent une multitude d’actions variées qui accompagnent le nouveau collaborateur. En voici quelques-unes qui j’espère vous donnerons quelques idées.
Un petit déjeuner piloté par la DRH réunissant les nouveaux entrants des 3 ou 6 derniers mois, en fonction du flux d’arrivée. C’est une occasion unique de les questionner sur leur premières semaines dans l’entreprise. C’est souvent pour les équipes RH, un moyen d’identifier les forces et faiblesses de l’intégration. C’est aussi l’occasion de leur demander si la promesse employeur est tenue ;)
Un parcours découverte des autres directions
L’attribution d’une marraine ou d’un parrain
Une journée annuelle d’intégration des nouveaux entrants mixant présentations stratégiques, atelier de travail et team building pour créer du lien
Des « vie ma vie » pour découvrir d’autres métiers de l’entreprise
5️⃣ De bons outils vous faciliteront aussi la tache
En effet, tout cela nécessite un engagement « sans faille » de toutes les parties prenantes et il est de bon ton de réfléchir en amont aux besoins des acteurs.
Pour les équipes RH, un petit guide reprenant l’ensemble du parcours d’intégration pourra être un vrai outil de gestion.
Pour les managers, un guide d’accompagnement sera également très utile. Celui-ci reprendra par exemple, le modèle de la journée type d’accueil avec une check-list des actions à mener
Pour les marraines, parrains et autres tuteurs, il en est de même. Ils ont besoin d’être guidés afin de proposer sensiblement le même type d’accompagnement. Un petit budget « déjeuner » est toujours un plus pour inviter son filleul.
Le livret d’accueil est souvent très bien perçu et très utile pour devenir autonome rapidement sur les pratiques d’entreprises
Un espace dédié sur l’intranet est une solution digitale également très appréciée par les nouveaux entrants
🔜 Après cette lecture sur l’intégration, je suis persuadé que vous en aurez compris les enjeux et j’espère vivement que vous pourrez actionner quelques nouveaux leviers pour mettre vos prochains collègues dans des conditions idéales dès la signature de leur contrat.
Comme à chaque fois, je me tiens à votre disposition si vous souhaitez approfondir ce sujet avec moi, ce sera avec grand plaisir.